Inteligencia Artificial
Un 'copiloto inteligente' como ayuda en el trabajo
Un estudio pionero revela que, como promedio, cada empleado de Repsol que utilizó Copilot, el asistente inteligente de Microsoft, ahorró 121 minutos a la semana en la realización de sus tareas. Esta herramienta resultó particularmente útil en tres tipos de tareas: encontrar información, resumir documentos y extraer conclusiones.
En 2023, Microsoft presentó su 'asistente inteligente' Microsoft 365 Copilot, basado en la IA generativa, que incorpora la potencia de sus modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM, por sus siglas en inglés) a aplicaciones como Word, Excel, o Teams y agrega como contexto de conocimiento todos los datos que cada empresa tenga en la 'nube' y la información disponible en internet. Este copiloto ofrece asistencia en tiempo real según los prompts, las preguntas o instrucciones que formule el usuario, para facilitar la creación de contenido, realizar análisis de datos o sintetizar documentos. Copilot devuelve respuestas a cada usuario teniendo en cuenta solo la información a la que este tiene acceso dentro de la organización, garantizando así la seguridad y privacidad en el entorno corporativo.
Para testar esta tecnología, Repsol realizó un experimento pionero con Microsoft 365 Copilot, cuyos resultados se publicaron en la MIT Technology Review, la prestigiosa revista del Instituto de Tecnología de Massachusetts. En esta investigación práctica participaron 600 personas, que recibieron formación antes de iniciar un periodo de pruebas de cuatro meses con este asistente. El objetivo era medir cuánto tiempo es capaz de ahorrar Copilot en el trabajo diario, saber en qué medida mejoran los documentos que se generan cuando se recurre a su ayuda y su efecto en la experiencia laboral de los empleados. La investigación incluía también experimentos sobre situaciones reales de negocio, como ayudarse de Copilot para comparar las propuestas de distintos proveedores o preparar una presentación aglutinando cierta información.
Una de las participantes en este programa piloto fue Piedad Rodríguez, que trabaja en Repsol desde hace 28 años y desempeña sus funciones en el área de Servicios globales, encargada de la gestión de facturas de proveedores y empleados. Era su primer contacto con esta tecnología, que pensaba que "era algo para gente más joven, de otra generación y que me iba a costar aprender, pero nada más lejos de la realidad". La primera tarea que realizó con el asistente fue redactar un correo para un proveedor en el que debía tocar ciertos temas de manera cautelosa: "le dije a Copilot que me ayudara a redactar ese tipo de email y fue todo un éxito".
"La forma de interactuar con ella es muy humana, muy intuitiva", opina Álvaro Guerrero, que trabaja en el proyecto Voz de cliente con el que Repsol pulsa las opiniones de los consumidores para mejorar sus servicios. "El único reto es saber darle los prompts precisos para transmitir con exactitud lo que necesitas. Una vez le pillas el truco, todo fluye". Lorbada explica que "hay una curva de aprendizaje inevitable. Y que cuando cruzas ese umbral, que Microsoft sitúa en solo 11 semanas, ya se empiezan a ver los beneficios y a ahorrar tiempo".
Un 'copiloto inteligente' para ayudar en el trabajo
Piedad, Álvaro y Carmen han mejorado su trabajo diario gracias a la IA generativa. Esta herramienta les resulta particularmente útil a la hora de encontrar información, resumir documentos y extraer conclusiones de informes, lo que les permite dedicar más tiempo a trabajos de valor añadido.
Ahorro de tiempo para dedicarlo a tareas de más valor
El estudio revela que, como promedio, cada empleado de Repsol ahorra 121 minutos a la semana en la realización de sus tareas gracias a esta herramienta. Guerrero recuerda como ejemplo su primera prueba con Copilot: "fue para una reunión a la que no pude asistir, pero que mis compañeros dejaron grabada. Le pedí que resumiera su contenido y en pocos segundos tenía un resumen perfecto y detallado".
Tras la experiencia piloto con este asistente, a dos de cada tres personas de Repsol no les gustaría volver a trabajar sin IA generativa
Copilot resultó particularmente útil en tres tipos de tareas: encontrar información, resumir documentos y extraer conclusiones. Carmen Alabau, gestora comercial en el área de Química de la compañía, cuenta un caso de uso: "en el departamento de ventas trabajamos con muchas noticias para estar al día de lo que pasa en los mercados de nuestros clientes y Copilot hace unas síntesis de bastante calidad cuando le pides que resuma una noticia o un informe. Y si le preguntas por una información te lleva directamente a ella, una tarea que puede ser bastante pesada si la tienes que hacer solo por ti misma, porque no la encuentres o te lleve mucho tiempo".
En trabajos más creativos como "enfocar un primer boceto de una presentación también puedes tirar mucho de la herramienta, pidiéndole que proponga ideas", continúa Alabau. Algo que corrobora Guerrero: "es la función que más me ha sorprendido. Fácilmente te aporta sugerencias cuando te enfrentas a un papel en blanco. Siempre hay revisar sus propuestas, pero son un gran apoyo". La investigación demostró que los documentos presentados por las personas que utilizaban Copilot tenían un 16,2% más de calidad.
Este conjunto de mejoras se tradujo en una valoración muy positiva de la experiencia y a dos de cada tres personas de Repsol no les gustaría volver a trabajar sin Copilot. Álvaro Guerrero lo resume así: "Igual que hoy no trabajaría sin Internet, tampoco sin IA generativa porque es un aliado que colabora contigo y te hace la vida más fácil".
"La IA generativa no es una oportunidad futurible, sino de presente. En Repsol ya le estamos sacando mucho partido y el desafío es multiplicar ese valor a medida que avance la tecnología y su adopción", afirma Lorbada. La compañía multienergética está desplegando un plan muy ambicioso para que sus más de 25.000 profesionales dispongan del asistente Copilot Chat de Microsoft, un producto que utiliza la misma tecnología de IA generativa que Microsoft 365 Copilot. Este asistente inteligente para internet "está cambiando cómo los usuarios interactúan con los motores de búsqueda, usando lenguaje natural en sus consultas y obteniendo respuestas más elaboradas y precisas, sin tener que limitarse a buscar por palabras clave y todo ello de forma segura, privada y confidencial junto a la posibilidad de crear agentes o subir archivos que puedan ser utilizados como base para los prompts", destaca Antonio Cruz.
"La IA nos va a requerir, a las personas y las organizaciones, formarnos y reinventar cómo trabajamos, y hay que poner el foco en las posibilidades que nos abren este tipo de soluciones, que vienen para complementarnos y multiplicar nuestras capacidades", concluye Lorbada.
